貿易服務 Q&A

1. 甚麼是「出入口貿易支援工作外判服務」？
2. 如何選擇合適的貿易服務代辦公司？
3. 怎樣釐定貿易支援服務收費？
4. 何以體現一絲不苟的專業精神？
5. 是否每份外貿合同 (購銷合同) 內的所有細節也很重要嗎？
6. 有什麼具體方案可以協助客戶睹截貿易詐騙風險？

1. 甚麼是出入口貿易支援工作外判服務？

所謂「出入口貿易支援工作外判服務」，或稱「出入口貿易服務」、「貿易後勤服務」，或簡稱「貿易服務」， 大致上意義相同，而市場上對此沒有統一定義。在這裡，我們採用其中一種看法，即指凡是一切 涉及與出入口貿易有關的後勤工作 (Back-end Import and Export Trade related Tasks)。

若以一筆貨物交易流程為例，從買賣雙方洽談過程中需要協助釐清及議定合同條款細節，以至 訂單獲確認後， 一連串需要落實執行各項合同條款之實務工序，諸如：跟進交貨期、預訂船位，投買 貨運保險，辦理 LC 信用證、 出入口文件、銀行押匯、進出口報關等等，皆屬於貿易服務範疇。

至於負責此類工作的從業員，一般來自船務部、訂單管理部、銷售行政部、甚或是會計部等 各個隸屬貿易後勤支援服務部門。

2. 如何選擇合適的貿易服務代辦公司？

重點當然是要找一家具備足夠水平，能夠應付多元化貿易後勤工作需要的代辦公司。但關鍵是 如何尋得「心頭好」？市場上雖然沒有統一做法，但商家企業不妨嘗試透過面試 (interview) 形式，從中獲取一些比較具體的資料作參考，藉以篩選出合適的貿易服務提供者。

至於查證範圍，應該着重留意該家獲邀「應徵」企業的業務性質，是否以提供貿易後勤服務為主, 還是只以附加服務形式兼做, 美其名謂増值服務環節；因為市場上絕大多數經營貿易服務代辦公司， 多半是由運輸企業、商務中心，或管理顧問公司等兼營，他們本身並非真正「在行」，主要憑藉 邊學邊做此一被動模式，承接各類貿易服務項目。

另外，亦可查詢該家代辦公司有否取得相關行業資格認證；最好能夠一併展示曽接手處理相類似的 服務項目；如情況許可，更可找來自家負責船務 或跟單員工，當面提問對方相關實務問題，從中 可以窺探該公司的基本技能水平。

3. 怎樣釐定貿易服務收費？

一般情況下，貿易服務代辦公司會按照個別客戶提出服務項目要求，在評估其複雜程度、所需處理時間 等因素後而定出某一收費水平。因此即使是同一工序，不同客户，會因不同客觀因素影响，所報費用 會畧有出入。

至於具體收費模式，業界沒有统一做法，有些會以所提供貿易服務，逐項定額收取；有些會採用月費 套餐形式；有些則會按照實際耗用時間累積計算。但無論如何，對客戶來說，最理想是同一工序， 一個定價，也不希望會出現突如其來的一大堆額外附加費用。

其實， 一間真正具有實力的貿易服務代辦公司，由於對眾多貿易服務運作情況早已有相當程度掌握， 故此不會胡亂報價， 也不會美其名謂劃一收費，實則卻於報價時刻意把收費抬高，以便預留彌補給 某些不可預知的額外開銷使費，更不容許發生因人而異的「海鮮價」情況出現。

4. 何以體現一絲不苟的專業精神？

一切能從小處着眼，大事必見真章，即使是細微如塵處也不輕易放過，是對質量的一份堅持， 就以我們公司為例，下列數項日常作業情況，可以公開讓準客户作為參考。

• 我們選用的文件快遞公司為 DHL Express (寄海外文件) 及 SF Express (寄本地及國內文件)， 二者均為香港客户熟悉名牌；若客户另有提議，我們可以按照指示配合執行。
• 我們的打印機及打字機，一律只會採用原裝墨盒及原裝打字色帶，確保顯影質素穩定。
• 每日處理各項後勤工序，不論是審閱信用證條款，還是繕製全套出入口文件，我們均備有 SOP員工操作指引，確保作業標準一致。
• 日常處理的電子文件檔案除了有備份 back up 外，每天工作完結前另有獨立加密USB 資料儲存，並會鎖入保險櫃內。
• 我們除了與客户簽有保密服務協議外，每位員工亦需要到民政事務署辦理宣誓手續。
• 我們的專業前線顧問，除會與客戶保持緊密溝通外，並需要分擔部份後勤實務工作， 以便能夠更迅速及更精確回應客户查詢。

5. 是否每份外貿合同 (購銷合同) 內的所有細節也很重要嗎？

每份貨物買賣合同 (購銷合同) 內所顯示的各項資料，細微處如買賣雙方的名稱及地址，看似簡單， 其實也不應忽視，現僅就公司名稱及地址所需注意事項扼要解說。

關於公司名字，負責後勤從業員，應盡力協助校對清楚，避免出現任何錯漏，這可能涉及人為因素， 例如英文名字給拼錯了。

因為公司名稱的差異，有可能會危及公司日後的利益，比如在某一交易上，訂約一方的正確公司名字應是 ABC Company，卻在合同內被錯打成ABC Company Ltd.，若事先沒有被發現並糾正過來，而碰巧在 覆約過程中訂約某方有違約情況出現，而此商業糾紛最終訴諸法院審理，則索賠的一方 (原告) 或會由於公司名字混淆不清而遇上不少阻力。

至於具體驗證方法，除了利用手頭上的「有限資源」，即把合同面頁 (1st page) 上方的公司名字， 跟合同最尾一頁 (last page)，經買賣雙方已加蓋的公司印鑑互相對照； 最理想是由負責經手的 前線業務員 (salesman) 提供額外資料，例如：公司營業執照、名片等，據此加以核對， 總之要做到首尾一致。

關於聯絡地址，也千萬別掉以輕心，因為這關乎日後賣方需寄送文件或樣品給買方，又或是於 訂艙位 (booking) 時，需向船公司填報收貨人(consignee)、通知人(notify party) 等出貨資料。 所以，特別是買方聯絡地址，描述得越詳細越好；寄國內的應附有郵編 (postcode)， 例如廣州 510000，寄國外則要有Zip Code。

曾遇過一真實個案，收貨人在收到供應商寄來的正本提單Bill of Lading (B/L)，正準備往船公司 辦理轉單提貨手續時，卻發現收貨人的英文名字在B/L上給拼錯了，由於貨船早已到岸，船代 所提供的免費倉期(free storage period) 快將屆滿，即使收貨人立刻要求供應商安排作出修正， 恐怕也趕不及尾期提貨，而需“蝕”付倉租 (demurrage)，就在這千鈞一髮之際，這聯絡地址 (如有的話) 就發揮了極大作用，因為若提單持有人報稱是收貨人，而又能夠出示商業登記證 B/R 複印件，以證明兩者的名字拼寫沒有太大出入，同時所顯示的註冊地址又相符無誤的話, 則船公司多會給予通融放貨。於此可見，精確的聯絡地址也有其可愛之處呢。

6. 有什麼具體方案可以協助客戶睹截貿易詐騙風險？

要做到100%完全杜絕貿易詐騙是不可能的，但要有效減低「中招」風險，卻還是可以的， 以下提供數個「防守性」方案供參考，特別是針對新客戶及新供應商；實務上可以選擇 一項或同時數項。

• 委托信用調查公司，以獲取準買家或供應商諸如財務狀況，管理質素等分析報告。 在香港，除了有隸屬特區政府的出口信用保險局外，還有一些具規模的私人營辦 的金融服務公司，專們提供有關信用偵查服務，收費視乎個別情況，報價由千多元 至數千元不等。
• 若客户不欲大費週章，相對較便捷方法，可要求新買家或供應商主動向其往來銀行 申請簽發一份資信證明 (Bank reference letter)，所費無幾之餘，出證時間也不過是一兩天，雖然內容非常簡單， 一般只會交待關於開戶情況，經營範圍，交易記綠是否正常等資料，但也極具參考價值。
• 委托第三方公證行 (3rd party inspector) 替客户於貨物出廠前，檢測品質及數量，確保符合訂單規格， 並且如有需要，可要求在裝櫃時監督整個操作流程；而隨後由該公證行簽發的 檢驗合格證書，則可用作清繳貨款時買方須提交的附帶文件之一，以策萬全。
• 跟供應商洽談付款條件時應儘量爭取先貨後錢，例如是装運日三十天後付款 (30 days after shipment date)，這除了有利資金調動外，若遇上貨不對辦情況， 客戶也有足夠時間作出相應對策。
• 作為賣方，應盡量爭取採用諸如CFR一類貿易條款，也就是避免讓買方選用FOB 貿易條款；因為若船位的控制權一旦落入買方手中，貨權，在此處指貨物實質的操控權， 也會因隨之「失掉」而使賣方得不到收款保障。
  

  註：	CFR (成本加運費價)：簡言之，代表賣方必須負責安排船位(運輸合同)， 並支付運費，及將貨物交至船上。 FOB (船上交貨價)：簡言之，代表買方必須負責安排船位(運輸合同)， 並支付運費；而賣方則必須按照指示，把貨物交至買方指定的船上。

• 作為買方，特別是對大宗交易，應盡量避免選用一次性付運方式 (one lot full shipment) 而需作出全額支付貨款；取而代之可考慮透過分批装運 (partial shipment) 方式，轉而 按期繳付貨款 (partial payment)，藉以避免一旦「遇人不淑」時損失殆盡。

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