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出入口貿易服務流程 import export trade services workflow

貿易服務 Q&A

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1. 甚麼是「出入口貿易支援服務」?
2. 如何選擇合適的貿易支援服務代辦公司?
3. 怎樣釐定貿易支援服務收費?
4. 何以體現一絲不苟的專業精神?
5. 是否每份貿易合同 (購銷合同) 內的任何細節也很重要嗎?
6. 有什麼具體方案可以協助客戶睹截貿易詐騙風險?

1. 甚麼是出入口貿易支援服務?

所謂「出入口貿易支援服務」,或稱「貿易支援服務」、「貿易後勤服務」,或簡稱「貿易服務」, 大致上意義相同,而市場上對此卻沒有統一定義。在這裡,我們採用其中一種看法,即指凡是一切 涉及與出入口貿易有關的後勤支援工作 (Back-end Trade Support Tasks)。

若以一筆貨物交易流程為例,從買賣雙方洽談過程中需要協助釐清及議定合同條款細節,以至 訂單獲確認後, 一連串需要落實執行各項合同條款之實務工序,諸如:跟進交貨期、預訂船位,投買 貨運保險,辦理LC信用證、 出入口文件、銀行押匯、進出口報關等等,皆屬於貿易服務範疇。

至於負責此類工作的從業員,一般來自船務部、訂單管理部、銷售行政部、甚或是會計部等 各個隸屬貿易後勤支援服務部門。

2. 如何選擇合適的貿易支援服務代辦公司?

重點當然是要找一家具備足夠水平,能夠應付多元化貿易後勤工作需要的代辦公司。但關鍵是 如何尋得「心頭好」?市場上雖然沒有統一做法,但商家企業不妨嘗試透過面試 (interview) 形式,從中獲取一些比較具體的資料作參考,藉以篩選出合適的貿易服務提供者。

至於查證範圍,應該着重留意該家獲邀「應徵」企業的業務性質,是否以提供貿易後勤服務為主, 還是只以附加服務形式兼做, 美其名謂増值服務環節;因為市場上絕大多數經營貿易支援業務的公司, 多半是由運輸企業、商務中心,或管理顧問公司等兼營,他們本身並非真正「在行」,主要憑藉 邊學邊做此一被動模式,承接各類貿易服務項目。

另外,亦可查詢該家代辦公司有否取得相關行業資格認證;最好能夠一併展示曽接手處理相類似的 服務項目;如情況許可,更可找來自家負責船務 或跟單員工,當面提問對方相關實務問題,從中 可以窺探該公司的基本技能水平。

3. 怎樣釐定貿易支援服務收費?

一般情況下,貿易服務代辦公司會按照個別客戶提出服務項目要求,在評估其複雜程度、所需處理時間 等因素後而定出某一收費水平。因此即使是同一工序,不同客户,會因不同客觀因素影响,所報費用 會畧有出入。

至於具體收費模式,業界沒有统一做法,有些會以所提供貿易服務,逐項定額收取;有些會採用月費 套餐形式;有些則會按照實際耗用時間累積計算。但無論如何,對客戶來說,最理想是同一工序, 一個定價,也不希望會出現突如其來的一大堆額外附加費用。

其實, 一間真正具有實力的貿易服務代辦公司,由於對眾多貿易服務運作情況早已有相當程度掌握, 故此不會胡亂報價, 也不會美其名謂劃一收費,實則卻於報價時刻意把收費抬高,以便預留彌補給 某些不可預知的額外開銷使費,更不容許發生因人而異的「海鮮價」情況出現。

4. 何以體現一絲不苟的專業精神?

一切能從小處着眼,大事必見真章,即使是細微如塵處也不輕易放過,是對質量的一份堅持, 就以我們公司為例,下列數項日常作業情況,可以公開讓準客户作為參考。

  • 我們選用的文件快遞公司為 DHL Express (寄海外文件) 及SF Express (寄本地及國內文件), 二者均為香港客户熟悉名牌;若客户另有提議,我們可以按照指示配合執行。
  • 我們的打印機及打字機,一律只會採用原裝墨盒及原裝打字色帶,確保顯影質素穩定。
  • 每日處理各項後勤工序,不論是審閱信用證條款,還是繕製全套出入口文件,我們均備有 SOP員工操作指引,確保作業標準一致。
  • 日常處理的電子文件檔案除了有備份 (back up) 外,每天工作完結前另有獨立加密USB 資料儲存,並會鎖入保險櫃內。
  • 我們除了與客户簽有保密服務協議外,每位員工亦需要到民政事務署辦理宣誓手續。
  • 我們的專業前線顧問,除會與客戶保持緊密溝通外,並需要分擔部份後勤實務工作, 以便能夠更迅速及更精確回應客户查詢。

5. 是否每份貿易合同 (購銷合同) 內的任何細節也很重要嗎?

每份貨物買賣合同 (購銷合同) 內所顯示的各項資料,細微處如買賣雙方的名稱及地址,看似簡單, 其實也不應忽視,現僅就公司名稱及地址所需注意事項扼要解說。

關於公司名字,負責後勤從業員,應盡力協助校對清楚,避免出現任何錯漏,這可能涉及人為因素, 例如英文名字給拼錯了。

因為公司名稱的差異,有可能會危及公司日後的利益,比如在某一交易上,訂約一方的正確公司名字應是 ABC Company,卻在合同內被錯打成ABC Company Ltd.,若事先沒有被發現並糾正過來,而碰巧在 覆約過程中訂約某方有違約情況出現,而此商業糾紛最終訴諸法院審理,則索賠的一方 (原告) 或會由於公司名字混淆不清而遇上不少阻力。

至於具體驗證方法,除了利用手頭上的「有限資源」,即把合同面頁 (1st page) 上方的公司名字, 跟合同最尾一頁 (last page),經買賣雙方已加蓋的公司印鑑互相對照; 最理想是由負責經手的 前線業務員 (salesman) 提供額外資料,例如:公司營業執照、名片等,據此加以核對, 總之要做到首尾一致。

關於聯絡地址,也千萬別掉以輕心,因為這關乎日後賣方需寄送文件或樣品給買方,又或是於 訂艙位 (booking) 時,需向船公司填報收貨人(consignee)、通知人(notify party) 等出貨資料。 所以,特別是買方聯絡地址,描述得越詳細越好;寄國內的應附有郵編 (postcode), 例如廣州 510000,寄國外則要有Zip Code。

曾遇過一真實個案,收貨人在收到供應商寄來的正本提單Bill of Lading (B/L),正準備往船公司 辦理轉單提貨手續時,卻發現收貨人的英文名字在B/L上給拼錯了,由於貨船早已到岸,船代 所提供的免費倉期(free storage period) 快將屆滿,即使收貨人立刻要求供應商安排作出修正, 恐怕也趕不及尾期提貨,而需“蝕”付倉租 (demurrage),就在這千鈞一髮之際,這聯絡地址 (如有的話) 就發揮了極大作用,因為若提單持有人報稱是收貨人,而又能夠出示商業登記證 B/R 複印件,以證明兩者的名字拼寫沒有太大出入,同時所顯示的註冊地址又相符無誤的話, 則船公司多會給予通融放貨。於此可見,精確的聯絡地址也有其可愛之處呢。

6. 有什麼具體方案可以協助客戶睹截貿易詐騙風險?

要做到100%完全杜絕貿易詐騙是不可能的,但要有效減低「中招」風險,卻還是可以的, 以下提供數個「防守性」方案供參考,特別是針對新客戶及新供應商;實務上可以選擇 一項或同時數項。

  • 委托信用調查公司,以獲取準買家或供應商諸如財務狀況,管理質素等分析報告。 在香港,除了有隸屬特區政府的出口信用保險局外,還有一些具規模的私人營辦 的金融服務公司,專們提供有關信用偵查服務,收費視乎個別情況,報價由千多元 至數千元不等。
  • 若客户不欲大費週章,相對較便捷方法,可要求新買家或供應商主動向其往來銀行 申請簽發一份資信證明 (Bank reference letter),所費無幾之餘,出證時間也不過是一兩天,雖然內容非常簡單, 一般只會交待關於開戶情況,經營範圍,交易記綠是否正常等資料,但也極具參考價值。
  • 委托第三方公證行 (3rd party inspector) 替客户於貨物出廠前,檢測品質及數量,確保符合訂單規格, 並且如有需要,可要求在裝櫃時監督整個操作流程;而隨後由該公證行簽發的 檢驗合格證書,則可用作清繳貨款時買方須提交的附帶文件之一,以策萬全。
  • 跟供應商洽談付款條件時應儘量爭取先貨後錢,例如是装運日三十天後付款 (30 days after shipment date),這除了有利資金調動外,若遇上貨不對辦情況, 客戶也有足夠時間作出相應對策。
  • 作為賣方,應盡量爭取採用諸如CFR一類貿易條款,也就是避免讓買方選用FOB 貿易條款;因為若船位的控制權一旦落入買方手中,貨權,在此處指貨物實質的操控權, 也會因隨之「失掉」而使賣方得不到收款保障。
    註: CFR (成本加運費價):簡言之,代表賣方必須負責安排船位(運輸合同), 並支付運費,及將貨物交至船上。 FOB (船上交貨價):簡言之,代表買方必須負責安排船位(運輸合同), 並支付運費;而賣方則必須按照指示,把貨物交至買方指定的船上。
  • 作為買方,特別是對大宗交易,應盡量避免選用一次性付運方式 (one lot full shipment) 而需作出全額支付貨款;取而代之可考慮透過分批装運 (partial shipment) 方式,轉而 按期繳付貨款 (partial payment),藉以避免一旦「遇人不淑」時損失殆盡。

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